Skip to main content
Klantgerichtheid is key en staat daarom centraal bij Optimazing

Komt het nu door het weer? De coronaperikelen? Of is het simpelweg voorjaarsmoeheid die de mensen parten speelt? De laatste tijd valt het me op dat klantgericht werken niet altijd even evident blijkt voor ondernemers.

En da’s best jammer… Want het is in feite niet zo moeilijk om je klanten dat tikkeltje extra aandacht te geven. Zodat ze jou nóg meer gaan ‘liken’ en vertrouwen. Bouwen aan die Know-Like-Trust factor doe je elke dag een beetje, right?

Nu, tot twee keer toe viel mijn mond open vorige week. En nu spreek ik even als klant… Normaal wijs ik niemand graag met de vinger, dat is in dit blogartikel ook zeker niet de bedoeling. Maar ik schets je wel graag twee situaties waarin ik me als klant niet echt geholpen voelde.

Ondertussen stel ik graag aan jou deze vraag: hoe hadden deze ondernemers het beter wél aangepakt?

Case 1 – Klantgericht troubleshooten

Vorige woensdag zat ik al een hele dag muurvast met een online tool. Na enkele vruchteloze pogingen het probleem zelf op te lossen, mailde ik een dringende mayday naar mijn leverancier. Na 3 dagen kreeg ik – hallelulja! – eindelijk een antwoord… maar had ik nóg geen oplossing. “Stel je vraag maar in onze Facebookgroep”, luidde het. Euhm, was dit klantgericht werken?

Ondertussen had ik al een extra tool bij hen aangekocht, wat me eerlijk gezegd ook niet veel wijzer maakte. Op naar de Facebookgroep dan maar… en jawel, daar kreeg ik van een totaal onbekende “medevolger” het verlossende antwoord, zelfs al binnen de vijf minuten. De volgende dag nog gezoomd met die man en hopla, ik was geholpen!

Waarom hadden de owners me dit niet gewoon zelf kunnen vertellen? Dat ging toch veel vlugger?

Case 2 – Klantgericht vergaderen

In het tweede geval vertegenwoordigde ik mijn klant in een meeting met zijn marketingpartner. Op hun vraag was de vergadering al eens met een maand uitgesteld. Het doel? Inzicht krijgen in de online marketing cijfers van een opstartende business om die optimaal te boosten.

Maar het Google Analytics rapport – zag ik vanuit mijn ooghoeken – dateerde nog van de maand ervoor. “En hoe staan de cijfers ondertussen?”, vroeg ik nieuwsgierig. Ah, die waren niet voorhanden en helaas konden ze die nu ook niet meteen op tafel toveren. Dus werd de toekomstige online marketing strategie besproken op basis van verouderde cijfers. En tja… de hele tijd vroeg ik me af of we op die manier wel zinvol bezig waren. Was dit nu klantgericht werken?

Waarom had deze partner hierop niet geanticipeerd? Marketingcijfers volg je toch op de voet?

Klant is koning, hell yeah!

Lag dit nu aan mij? Had ík een slechte week? Hell no! Klantgericht werken hoort de normaalste zaak van de (ondernemers)wereld te zijn. Klant is koning, toch? Wel, die koning heeft specifieke noden en behoeften. Hell yeah!

Het is dan ook onze taak als ondernemer om daar inzicht in te krijgen. Om die noden in te willigen nog vóór de klant beseft dat die iets mist. Om te denken in oplossingen en niet in problemen. Dus niet: “Geen tijd, vraag het eens aan een ander” of “Dat hadden we niet voorzien, dus moet het nu maar zo”. Of erger nog: helemaal niets laten weten.

Stel jezelf eens de vraag: wat kan ik wél doen om mijn klant zinvol verder te helpen? Hoe kan ik hem zo snel mogelijk geruststellen? Dat heet dus klantgericht werken.

Klantgericht werken, zo scoor je wel!

Natuurlijk snap ik het. Soms is het gewoon razend druk… En we leven nu eenmaal in rare tijden. Klantgericht werken is niet zo evident in die omstandigheden.

Maar kijk, met deze 3 supersimpele online tricks maak je toch al een groot verschil voor jouw klant:

1. Stel een vriendelijke “out-of-office” in

Zo’n automatische respondmail ken je wel al, vermoed ik. Maar wist je dat die niet alleen handig is tijdens de verlofperiodes? Bekijk het eens breder: je kan hem perfect instellen om ALTIJD klantgericht te werken.

Word je dagelijks overstelpt met mails die je niet onmiddellijk kan bekijken, laat staan beantwoorden? Speel dan op zeker en laat een automatische mail versturen met een vriendelijk tekstje: “Beste klant, we hebben jouw mail goed ontvangen en we zullen hem binnen de 24 uur beantwoorden. Tot straks!”

Et voilà. Je klant weet meteen waar hij aan toe is en maakt zich absoluut geen zorgen. Geweldig, toch?

2. Verstuur een kort, persoonlijk mailtje

Valt je dagelijkse inboxstroom nog te managen, ga dan zéker een klantgericht stapje verder. Komt er een mail binnen met een dringende vraag, maar kan je die niet onmiddellijk uitgebreid beantwoorden?

Stuur dan stante pede een korte, maar persoonlijke mail terug: “Beste klant, alvast bedankt voor je bericht. Wij zullen jouw vraag/probleem (benoem concreet) ten laatste morgen verwerken. Ik kan je nu al vertellen dat…(kort vooruitzicht).” Laat vooral jouw bereidwilligheid zien, jouw zin voor actie. En spreek je klant persoonlijk aan, maak die o zo belangrijke connectie.

O ja, wist je dat je in Microsoft Outlook “sjablonen” kan maken voor je mails? Aanspreking, inleiding en afsluiting zijn toch dikwijls hetzelfde. Dan hoef je enkel nog het midden in te vullen. Bespaart je heel wat tijd!

3. Deel documenten “in the cloud” met je klant

Tot slot nog deze tip om klantgericht te werken, zeker als je snel en efficiënt wil samenwerken met je klant. Gaan er maandelijks of wekelijks heel wat documenten heen en weer? Werken jullie samen aan een langdurend project?

Dan is het wellicht veel handiger om alle documenten en materiaal rechtstreeks te delen “in the cloud”. Dat kan bijvoorbeeld in Microsoft SharePoint, dat dan fungeert als een online platform. Maak een nieuwe map aan en geef je klant hier toegang toe. Of deel documenten apart via jouw OneDrive.

Het grote voordeel aan online samenwerken, is dat je steeds de meest recente versie van elk gedeeld document voorhanden hebt. Je kan dit document vanop elk toestel bekijken en in real time aanpassen.

Voor een meeting hoef je dan niets meer te downloaden, af te drukken of door te mailen. Want iedereen heeft op elk moment inzage in de gedeelde map en bestanden. Zeg nu zelf, hoe klantgericht is dat!

Klantgericht werken gaat bovenal over ‘in verbinding blijven’

En de rode draad doorheen deze 3 tips? Blijf vooral in verbinding met je klant. Laat hem weten waar hij aan toe is. Werk transparant en speel open kaart. Loopt het eventjes in het honderd? Durf dat dan te zeggen. Jouw klant snapt dit heus wel.

En bied meteen daarna ook een oplossing of een waardig alternatief. Zorg altijd voor een vooruitzicht. Anders tast je klant gefrustreerd in het duister, begint hij te twijfelen aan jouw professionalisme en speel je hem misschien zelfs kwijt. Nope, dat willen we niet!

Klaar om die eerste stap naar online klantgericht werken te zetten? Download dan hieronder mijn instructievideo met bijhorende tips & tricks: “Hoe zet ik een goede out-of-office op in Outlook”? En werk daarna een pak geruster, efficiënter en klantgerichter! ?

Yes, ik wil leren hoe ik een klantgerichte out-of-office opzet!
Klantgerichtheid is key - blijf in verbinding met je klant

Blijf bovenal in verbinding met je klant. Laat hem weten waar hij aan toe is. Werk transparant en speel open kaart. Loopt het in het honderd? Durf dat dan te zeggen. En bied meteen daarna een oplossing of een waardig alternatief.


Cathy Tavernier, Optimazing

Vergeet onze vorige
posts niet!